Ochrona danych firmowych — jak zabezpieczyć pliki i foldery?

W dobie wszechobecnej cyfryzacji firmy muszą się mierzyć z wieloma cyberzagrożeniami. Mowa tutaj przede wszystkim o przesyłaniu i udostępnianiu dokumentacji i innych wrażliwych informacji zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Ryzyko to da się zminimalizować poprzez wykorzystanie nowoczesnych narzędzi zabezpieczających pliki i foldery. O czym konkretnie mowa? Zapraszamy do lektury!

Zabezpieczenie danych podczas procesów transakcyjnych

O tym, jak ważna jest ochrona danych firmowych podczas realizacji np. badania due diligence spółki, procesu fuzji czy pozyskiwania finansowania, można pisać naprawdę dużo. Udostępnianie plików klientom, urzędom, dostawcom, doradcom czy kontrahentom wiąże się bowiem ze sporym ryzykiem. Kluczowe staje się tutaj skonstruowanie i zastosowanie odpowiednich zasad, które mogą nie tylko zminimalizować ryzyko cyberataku, ale również ułatwić zarządzanie dokumentami i przyspieszyć pracę nad procesem.

Zawczasu warto przygotować specjalne firmowe repozytorium dokumentów, aby mieć pewność, z jakimi danymi będziemy dzielić się  i kto zostanie upoważniony do ich przeglądania. W tym celu wykorzystuje się narzędzie VDR, czyli wirtualną platformę, będącą standardem we wszelkich działaniach biznesowych. Pozwala ona przejąć pełną kontrolę nad tym, kto może uzyskać dostęp do wybranego dokumentu, a także monitorować aktywność osoby przeglądającej. 

Monitoruj aktywność i odkryj prawdziwe intencje inwestorów

Narzędzie Virtual Data Room gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa wszystkim stronom, które chcą mieć bezpośredni wpływ na udostępnianie dokumentów. Ogromną zaletą tego rozwiązania jest to, że pozwala ono na zarządzanie wieloma projektami jednocześnie i na nadzorowanie pracy użytkowników zaproszonych do systemu. W systemie mamy dostęp do raportów, w których znajdziemy informacje dotyczące, np. logowania, aktywności grup w czasie oraz podsumowania, jakie dokumenty przeglądają i jak długo. Takie informacje pozwalają szybko reagować w sytuacji zagrożenia wycieku danych oraz w momencie budowania strategii dotyczącej inwestora. W pracy z Data Room’em zyskujemy możliwość samodzielnego nadawania  uprawnień do dokumentów i folderów. 

Chroń pliki na wiele różnych sposobów 

Udostępniane foldery możemy skutecznie chronić, wykorzystując wspomniany już system data room. Daje on możliwość dwustopniowej autoryzacji wraz z ograniczeniem adresów IP (jeśli np. nie pochodzą z adresów firmowych) oraz danych lokalizacyjnych (jeśli ktoś loguje się spoza granic kraju). Ponadto można wymusić podczas pierwszego logowania potwierdzenie umowy NDA lub zmianę hasła. Na każdym dokumencie może też zostać nałożony znak wodny. 

Poziom bezpieczeństwa narzędzia VDR jest zbliżony do tego z bankowości elektronicznej. Technologia ta umożliwia automatyczne numerowanie dokumentów, tworzenie raportów behawioralnych, automatyczne i systematyczne skanowanie plików antywirusem czy nawet zabezpieczenie plików przed zapisaniem na dysku i wydrukowaniem (dany plik w razie potrzeby może zostać natychmiast zablokowany). Dodatkowo system tego typu zabezpiecza pliki w różnych formatach, zarówno dokumenty .pdf, pliki pakietu MS Office, czy specjalistyczne formaty typu .dwg, .dxf, czy .dgn.

Artykuł powstał przy współpracy merytorycznej z firmą Fordata – https://fordata.pl/ – dostawcą rozwiązań do wymiany wrażliwych informacji między firmami.